F-7.2/01/01 ver.2
1. Zakres świadczonych usług:
- Archiwizacja akt kategorii A.
- Archiwizacja akt kategorii B.
- Brakowanie i niszczenie akt.
- Przechowywanie dokumentacji podmiotów zlikwidowanych.
- Czasowe przechowywanie dokumentacji podmiotów istniejących.
- Obsługa przechowywanego zasobu dokumentacji, w tym wydawanie odpisów, kopii i zaświadczeń do celów emerytalno – rentowych.
2. Usługi archiwizacji i przechowania prowadzone są na podstawie zawartych umów.
3. Archiwizacja dokumentów:
- Usługi archiwizacji wykonywane są w pracowni archiwum. W wyjątkowych przypadkach, na życzenie Zlecającego, po stosownych uzgodnieniach archiwizacja może być przeprowadzona w siedzibie Zlecającego.
- Przyjęcie dokumentów do archiwizacji odbywa się na podstawie wstępnego protokołu zdawczo-odbiorczego.
- Po wykonaniu archiwizacji sporządza się protokoły wraz ze szczegółowymi spisami zdawczo-odbiorczymi dokumentacji.
- Dla dokumentacji wybrakowanej sporządza się szczegółowe spisy wraz z protokołem brakowania akt. Po zatwierdzeniu przez komisję do spraw brakowania, dokumentacja ta przekazywana jest do zniszczenia.
- Zarchiwizowaną dokumentację kategorii A przekazuje się w porozumieniu ze Zlecającym do właściwego Archiwum Państwowego.
4. Przechowywanie dokumentów:
- Dokumentacja może być złożona w składnicy akt na cały wymagany przepisami okres przechowywania lub na czas oznaczony.
- Dokumentację przekazywaną do składnicy akt przyjmuje się po uprzednim uporządkowaniu zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Przyjęcie dokumentacji do składnicy akt odbywa się na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego.
- Dokumentacja złożona na cały okres przechowywania, składowana jest przez wymagany okres zgodnie z przepisami zawartymi w Rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalne (Dz.U. 2015 poz. 1743).
- Dokumentacja przechowywana na czas oznaczony, po upływie okresu na który została zawarta umowa, powinna być niezwłocznie odebrana przez Składającego, nie później jednak niż w terminie 14 dni po wygaśnięciu umowy.
- Składający może w każdym czasie żądać zwrotu lub udostępnienia wydanych dokumentów.
5. Udostępnianie dokumentacji:
- Udostępnianie dokumentacji złożonej w składnicy akt na czas oznaczony odbywa się na zasadach uzgodnionych ze Zlecającym w umowie przechowania.
- Byłym pracownikom , których dokumentacja złożona została w Składnicy Akt wydaje się kopie dokumentów i zaświadczeń na podstawie złożonego pisemnego wniosku według wzoru obowiązującego w składnicy akt.
- Akta osobowe oraz dane dotyczące wynagrodzeń udostępnia się wyłącznie osobom których dokumentacja dotyczy, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych w celach emerytalno – rentowych, oraz organom i instytucjom w przypadkach przewidzianych prawem.
- Udostępnianie dokumentacji o której mowa w pkt. 5.2. regulaminu odbywa się odpłatnie, na zasadach określonych w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. Nr 28, poz. 240 z 2005 r.). Wysokość opłat określa obowiązujący w spółce aktualny cennik opłat za wydawanie odpisów, zaświadczeń lub kopii przechowywanej dokumentacji.
- W uzasadnionych przypadkach udostępnianie dokumentacji o której mowa w pkt. 5.2. regulaminu, odbywa się nieodpłatnie przez okres zapisany w umowie przechowania.
- Udostępnianie dokumentacji organom państwowym i instytucjom odbywa się na zasadach przewidzianych w przepisach odrębnych.
Niemodlin, dnia 2025-01-15