F-7.2/01/02 ver.2

 

I. Zasady ogólne

1. Dokumentacja niearchiwalna przechowywana w składnicy akt spółki Archiwa Opolskie Sp. z o.o. udostępniana jest na podstawie pisemnego wniosku zainteresowanego zawierającego umotywowany cel udostępnienia akt.
2. Udostępnianie dokumentacji odbywa się w godzinach wyznaczonych przez Prezesa Spółki, wyłącznie w wyznaczonym pomieszczeniu i w obecności upoważnionego pracownika.
3. Zezwolenia na korzystanie z przechowywanego zasobu udziela każdorazowo Prezes Spółki.
4. Wszystkie wnioski o dostęp oraz wydane zezwolenia są ewidencjonowane w rejestrze prowadzonym w kancelarii Spółki.

II. Zasady korzystania na miejscu

5. Jednorazowo można udostępnić do 10 pozycji; w uzasadnionych przypadkach liczba ta może zostać zwiększona.
6. Każda udostępniana pozycja powinna być zszyta, a jej strony ponumerowane.
7. Na materiałach udostępnionych do korzystania nie wolno dokonywać żadnych adnotacji ani nanosić uwag.
8. Użytkownik ma prawo korzystać z inwentarzy sporządzonych w formie elektronicznej.
9. Użytkownik zobowiązany jest zwrócić materiały niezwłocznie po zakończeniu pracy.

III. Wypożyczenia oryginałów dokumentacji

10. Na wniosek organów wymiaru sprawiedliwości i organów ścigania dokumentację wypożycza się poza siedzibę spółki Archiwa Opolskie Sp. z o.o. na podstawie i na zasadach określonych w przepisach powszechnie obowiązującego prawa.
11. Zgodę na każde wypożyczenie oryginału na zewnątrz wydaje Prezes Spółki.
12. Wypożyczenie dokumentacji odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, po sporządzeniu kopii zapasowej w postaci skanów i zapisaniu jej w systemie informatycznym Przechowawcy.
13. Udostępniane pozycje powinny być zszyte, a ich karty ponumerowane.

IV. Wydawanie oryginałów dokumentów syndykowi i likwidatorowi

14. Na pisemny wniosek syndyka lub likwidatora dokumentacja likwidowanej jednostki może zostać wydana w oryginale poza składnicę akt.
15. Wniosek powinien zawierać zobowiązanie do zwrotu dokumentacji po jej wykorzystaniu, nie później jednak niż przed zakończeniem postępowania upadłościowego lub likwidacyjnego.
16. Zarówno wniosek, jak i protokół zdawczo-odbiorczy podlegają ewidencjonowaniu w rejestrze kancelarii.
17. Zgodę na wydanie dokumentacji syndykowi lub likwidatorowi wydaje Prezes Spółki.

V. Wydawanie dokumentów pracownikom i byłym pracownikom

18. Byłym pracownikom jednostek, których dokumentacja została złożona w składnicy akt, wydaje się kopie dokumentów oraz zaświadczenia – wyłącznie na podstawie pisemnego wniosku złożonego według wzoru określonego przez Prezesa Zarządu.
19. Akta osobowe oraz dokumentacja dotycząca wynagrodzeń mogą być udostępniane wyłącznie:
20. osobom, których dokumentacja dotyczy,
21. Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych w celach emerytalno-rentowych,
22. organom i instytucjom w przypadkach przewidzianych prawem,
23. członkom rodziny pracownika uprawnionym do renty rodzinnej

VI. Tryb korespondencyjny

20. W celu uzyskania dokumentów drogą korespondencyjną należy skontaktować się telefonicznie z kancelarią celem sprawdzenia dostępności akt.
21. Po potwierdzeniu dostępności akt należy złożyć wniosek na formularzu, określonym przez Prezesa Spółki
22. Formularz wniosku znajduje się na stronie internetowej Przechowawcy: www.archiwaopolskie.pl
23. Kancelaria może przesłać wnioskodawcy formularz wniosku niezwłocznie po zgłoszeniu zapotrzebowania.
24. Wnioskowana dokumentacja jest przesyłana za pośrednictwem Poczty Polskiej listem poleconym na adres zamieszkania wnioskodawcy podany we wniosku o udostępnienie.

 

Niemodlin, dnia 2025-01-15