Regulamin świadczenia usług

      1. Zakres świadczonych usług Archiwa Opolskie sp. z o.o. w Niemodlinie świadczy usługi w zakresie:
          • a. Archiwizacji akt kategorii A
          • b. Archiwizacji akt kategorii B
          • c. Brakowania i niszczenia akt
          • d. Przechowywania dokumentacji jednostek zlikwidowanych
          • e. Czasowego przechowywania dokumentacji jednostek istniejących
          f. Obsługi przechowywanego zasobu, w tym wydawania odpisów i zaświadczeń z dokumentacji do celów emerytalno – rentowych
      2. Usługi archiwizacji i przechowania prowadzone są na podstawie zawartych umów.
      3. Archiwizacja dokumentów:
          • a. Usługi archiwizacji wykonywane są w pracowni Składnicy Akt. Na życzenie Zlecającego archiwizacja może być prowadzona w jego siedzibie.
          • b. Przyjęcie dokumentów do archiwizacji odbywa się na podstawie wstępnego protokołu zdawczo-odbiorczego.
          • c. Po wykonaniu archiwizacji sporządza się protokoły wraz ze szczegółowymi spisami zdawczo-odbiorczymi dokumentacji.
          • d. Dla dokumentacji wybrakowanej sporządza się szczegółowe spisy wraz z protokołem brakowania akt. Po zatwierdzeniu przez komisję do spraw brakowania, dokumentacja ta przekazywana jest do zniszczenia.
          • e. Zarchiwizowaną dokumentację kategorii A przekazuje się w porozumieniu ze Zlecającym do właściwego Archiwum Państwowego.
      4. Przechowywanie dokumentów:
          • a. Dokumentacja może być złożona w składnicy akt na cały okres przechowywania lub na czas oznaczony.
          • b. Dokumentację przekazywaną do składnicy akt przyjmuje się po uprzednim uporządkowaniu zgodnie z obowiązującymi przepisami.
          • c. Przyjęcie dokumentacji do składnicy akt odbywa się na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego.
          • d. Dokumentacja złożona na cały okres przechowywania, składowana jest przez wymagany okres zgodnie z przepisami zawartymi w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. 2002 nr 167 poz. 1375 ).
          • e. Dokumentacja przechowywana na czas oznaczony, po upływie okresu na który została zawarta umowa, powinna być niezwłocznie odebrana przez składającego, nie później jednak niż w terminie 14 dni po wygaśnięciu umowy.
          f. Składający może w każdym czasie żądać zwrotu lub udostępnienia wydanych dokumentów.
      5.  Udostępnianie dokumentacji:
          a. Udostępnianie dokumentacji złożonej w składnicy akt na czas oznaczony odbywa się na zasadach uzgodnionych ze Zlecającym w umowie przechowania.
        6. b. Byłym pracownikom , których dokumentacja złożona została w Składnicy Akt wydaje się kopie dokumentów i zaświadczeń na podstawie złożonego pisemnego wniosku według wzoru obowiązującego w składnicy akt.
        7. c. Akta osobowe oraz dane dotyczące wynagrodzeń udostępnia się wyłącznie osobom których dokumentacja dotyczy, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych w celach emerytalno – rentowych, oraz organom i instytucjom w przypadkach przewidzianych prawem.
        8. d. Udostępnianie dokumentacji o której mowa w pkt. 5.2. regulaminu odbywa się odpłatnie, na zasadach określonych w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 14 lipca 2003 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. Nr 135, poz. 1270).
        9. e. W uzasadnionych przypadkach udostępnianie dokumentacji o której mowa w pkt. 5.2. regulaminu, odbywa się nieodpłatnie przez okres zapisany w umowie przechowania.
        10. f. Udostępnianie dokumentacji organom państwowym i instytucjom odbywa się na zasadach przewidzianych w przepisach odrębnych.