Zakres świadczonych usług Archiwa Opolskie sp. z o.o. w Niemodlinie świadczy usługi w zakresie:
a. Archiwizacji akt kategorii A
b. Archiwizacji akt kategorii B
c. Brakowania i niszczenia akt
d. Przechowywania dokumentacji jednostek zlikwidowanych
e. Czasowego przechowywania dokumentacji jednostek istniejących
f. Obsługi przechowywanego zasobu, w tym wydawania odpisów i zaświadczeń z dokumentacji do celów emerytalno – rentowych
Usługi archiwizacji i przechowania prowadzone są na podstawie zawartych umów.
Archiwizacja dokumentów:
a. Usługi archiwizacji wykonywane są w pracowni Składnicy Akt. Na życzenie Zlecającego archiwizacja może być prowadzona w jego siedzibie.
b. Przyjęcie dokumentów do archiwizacji odbywa się na podstawie wstępnego protokołu zdawczo-odbiorczego.
c. Po wykonaniu archiwizacji sporządza się protokoły wraz ze szczegółowymi spisami zdawczo-odbiorczymi dokumentacji.
d. Dla dokumentacji wybrakowanej sporządza się szczegółowe spisy wraz z protokołem brakowania akt. Po zatwierdzeniu przez komisję do spraw brakowania, dokumentacja ta przekazywana jest do zniszczenia.
e. Zarchiwizowaną dokumentację kategorii A przekazuje się w porozumieniu ze Zlecającym do właściwego Archiwum Państwowego.
Przechowywanie dokumentów:
a. Dokumentacja może być złożona w składnicy akt na cały okres przechowywania lub na czas oznaczony.
b. Dokumentację przekazywaną do składnicy akt przyjmuje się po uprzednim uporządkowaniu zgodnie z obowiązującymi przepisami.
c. Przyjęcie dokumentacji do składnicy akt odbywa się na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego.
d. Dokumentacja złożona na cały okres przechowywania, składowana jest przez wymagany okres zgodnie z przepisami zawartymi w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. 2002 nr 167 poz. 1375 ).
e. Dokumentacja przechowywana na czas oznaczony, po upływie okresu na który została zawarta umowa, powinna być niezwłocznie odebrana przez składającego, nie później jednak niż w terminie 14 dni po wygaśnięciu umowy.
f. Składający może w każdym czasie żądać zwrotu lub udostępnienia wydanych dokumentów.
Udostępnianie dokumentacji:
a. Udostępnianie dokumentacji złożonej w składnicy akt na czas oznaczony odbywa się na zasadach uzgodnionych ze Zlecającym w umowie przechowania.
b. Byłym pracownikom , których dokumentacja złożona została w Składnicy Akt wydaje się kopie dokumentów i zaświadczeń na podstawie złożonego pisemnego wniosku według wzoru obowiązującego w składnicy akt.
c. Akta osobowe oraz dane dotyczące wynagrodzeń udostępnia się wyłącznie osobom których dokumentacja dotyczy, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych w celach emerytalno – rentowych, oraz organom i instytucjom w przypadkach przewidzianych prawem.
d. Udostępnianie dokumentacji o której mowa w pkt. 5.2. regulaminu odbywa się odpłatnie, na zasadach określonych w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 14 lipca 2003 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. Nr 135, poz. 1270).
e. W uzasadnionych przypadkach udostępnianie dokumentacji o której mowa w pkt. 5.2. regulaminu, odbywa się nieodpłatnie przez okres zapisany w umowie przechowania.
f. Udostępnianie dokumentacji organom państwowym i instytucjom odbywa się na zasadach przewidzianych w przepisach odrębnych.
