Regulamin udostępniania akt

  1. Dokumentację niearchiwalną przechowywaną w składnicy akt oraz kopie tych materiałów udostępnia się w składnicy akt w godzinach ustalonych przez zarząd spółki.
  2. Zezwolenia na korzystanie z materiałów niearchiwalnych udziela dyrektor składnicy akt na wniosek zainteresowanego urzędu, instytucji lub osoby. Osoba pragnąca uzyskać zezwolenie składa wniosek, w którym zobowiązana jest wykazać:
    a. interes prawny do korzystania z dokumentacji
    b. cel wykorzystania dokumentacji
    c. zakres potrzebnych materiałów
  3. Na zgłoszeniu dyrektor składnicy akt zamieszcza decyzję o udzieleniu lub odmowie udzielenia zezwolenia na korzystanie z materiałów niearchiwalnych. W przypadku odmowy należy pisemnie o tym powiadomić zainteresowany urząd, instytucję lub osobę z podaniem krótkiego uzasadnienia.
  4. Od decyzji dyrektora składnicy w sprawie odmowy udzielenia zezwolenia na korzystanie z materiałów niearchiwalnych względnie warunków korzystania z nich służy odwołanie do zarządu spółki Archiwa Opolskie.
  5. Wnioski i wydane zezwolenia ewidencjonowane są w rejestrze kancelarii.
  6. Po uzyskaniu zezwolenia osoby uprawnione do korzystania z materiałów niearchiwalnych – zwane dalej użytkownikami – zamawiają materiały w ramach udzielonego zezwolenia pisemnie na jeden dzień naprzód, lub nadsyłają zamówienie wcześniej pocztą, w uzasadnionych wypadkach (pilna potrzeba, przyjezdny) użytkownik może je otrzymać w dniu złożenia zamówienia.
  7. Użytkownik w zasadzie może zamówić jednorazowo do 10 jednostek archiwalnych; dla przyjezdnych lub w przypadkach uzasadnionych liczba zamówionych jednostek powinna być za zgodą kierownika kancelarii zwiększona.
  8. Użytkownik powinien zawiadomić kierownika kancelarii o zakończeniu korzystania z materiałów lub o przerwaniu pracy na okres dłuższy niż tydzień; w przypadku nie zgłoszenia przerwy dokumentacja zostanie odsyłana do magazynu.
  9. Przerwa w korzystaniu z materiałów dłuższa niż jeden miesiąc powoduje wygaśnięcie ważności zezwolenia.
  10. Użytkownik ma prawo:
    a. korzystać z inwentarzy, kartotek, spisów, skorowidzów i innych pomocy archiwalnych potrzebnych do pracy,
    b. zamawiać w kancelarii składnicy akt (na koszt własny) kserokopie materiałów w zakresie udzielonego zezwolenia.
  11. Użytkownik obowiązany jest:
    a. zapoznać się z niniejszym regulaminem i stosować się do niego,
    b. zwracać materiały każdego dnia po pracy do rąk kierownika kancelarii.
  12. Użytkownikowi nie wolno:
    a. zmieniać porządku w układzie wykorzystywanych materiałów, zamieszczać na nich jakichkolwiek notatek, uwag i znaków,
    b. sporządzać notatek na papierze położonym bezpośrednio na archiwaliach,
    c. udostępniać archiwaliów innym użytkownikom pracowni ani pozostawiać materiałów na stołach po zakończeniu pracy,
    d. przynosić do pracowni teczek i paczek,
    e. w jakikolwiek inny sposób szkodliwie oddziaływać na udostępnione materiały.
  13. Nieprzestrzeganie przez użytkownika przepisów regulaminu, niestosowanie się do warunków udzielonego zezwolenia a także stwierdzenie, że użytkownik wykazuje brak przygotowania do samodzielnych badań dokumentacji może spowodować cofnięcie zezwolenia na korzystanie z materiałów.
  14. Na pisemny wniosek syndyka lub likwidatora który złożył w składnicy akt dokumentację likwidowanej jednostki, kancelaria może wydać oryginały żądanej dokumentacji poza składnicę akt. Wniosek winien jednak zawierać zobowiązanie zwrotu dokumentacji po wykorzystaniu, w terminie nie późniejszym niż przed datą ukończenia postępowania upadłościowego lub likwidacyjnego. Zarówno wniosek jak i protokół zdawczo odbiorczy wydanej dokumentacji podlegają zaewidencjonowaniu w rejestrze kancelarii.
  15. Zgodę na wydanie dokumentacji poza składnicę akt wydaje prezes spółki Archiwa Opolskie.
  16. Byłym pracownikom jednostek których dokumentacja złożona została w składnicy akt kancelaria wydaje kopie dokumentów i zaświadczenia wyłącznie na podstawie złożonego pisemnego wniosku według wzoru obowiązującego w składnicy akt.
  17. Celem uzyskania dokumentów ze składnicy akt drogą korespondencyjną należy skontaktować się z kancelarią telefonicznie i podać adres pocztowy do korespondencji. Kancelaria prześle wnioskodawcy formularz wniosku, niezwłocznie po zgłoszeniu zapotrzebowania.
  18. Akta osobowe oraz dane dotyczące wynagrodzeń udostępnia się wyłącznie osobom których dokumentacja dotyczy, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych w celach emerytalno – rentowych, oraz organom i instytucjom w przypadkach przewidzianych prawem.