Spółka Archiwa Opolskie sp. z o.o. w Niemodlinie jest jednym z większych niepaństwowych przechowawcą dokumentacji w kraju. Obecnie w prowadzonej przez naszą spółkę składnicy akt przechowujemy dokumentację ponad 2 tys. zlikwidowanych przedsiębiorstw i innych jednostek z terenu całego kraju. Ponadto, przechowujemy oraz zarządzamy dokumentacją kilkudziesięciu aktualnie funkcjonujących podmiotów. Przechowywane zasoby to ponad 20 tys.  metrów bieżących akt oraz blisko 2 mln sztuk akt osobowych. Szczegółowy wykaz przechowywanych zasobów znajdą Państwo w dziale Wykaz wykonanych usług.

Prowadząc nasze archiwum stosujemy szereg rozwiązań mających na celu zapewnienie jak najwyższej jakości świadczonych usług, a także bezpieczeństwa powierzonej nam dokumentaji.

Dla tych celów:

1. Zatrudniamy wyłącznie sprawdzonych pracowników, w ramach umowy o pracę, z wykształceniem archiwisty, przeszkolonych w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa powierzonej dokumentacji i zawartych w niej danych.
2. Jesteśmy wpisani pod nr 1 do Rejestru Przechowawców Dokumentacji Osobowej i Płacowej Wojewody Opolskiego. Prowadzona przez nas składnica akt podlega nadzorowi Urzędu Marszałkowskiego.
3. Posiadamy wdrożony system zarządzania powierzoną nam dokumentacją zgodny z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2015-10, obejmujący świadczenie usług w zakresie archiwizacji, przechowywania, niszczenia oraz udostępniania dokumentacji.
4. Posiadamy wdrożony system zarządzania bezpieczeństwem informacji zgodny z normą PN-EN ISO/IEC 27001: 2017-06.
5. Spełniamy wymagania związane z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO).
6. Posiadamy ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności zarządzania i przechowywania dokumentacji.
7. Dysponujemy bezpiecznym systemem IT do obsługi ewidencji zasobów archiwum opartym na własnym dedykowanym oprogramowaniu.
8. Dla dokumentacji której okres przechowywania już upłynął zapewniamy w pełni kontrolowany proces jej brakowania oraz niszczenia, zgodny z wymogami normy ISO/IEC 21964:2018 (DIN 66399).

 

Ponadto:

Składnica akt spółki Archiwa Opolskie mieści się w miejscowości Niemodlin przy ul. Korfantego 42, w kompleksie budynków będących własnością spółki. Budynki archiwum w których mieści się składnica akt spełniają wymagania Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 12 maja 2003r. w sprawie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 98 poz. 901 z 2003r.). Budynki te o łącznej powierzchni ponad 2 tys m2, mieszczą cześć administracyjno biurową oraz pomieszczenia magazynowe składnicy akt. Budynki zostały przystosowane do przechowywania dokumentacji i są wyposażone w niezbędną infrastrukturę:

• Zabezpieczenia przed powodzią – budynki archiwum znajdują się na wzniesieniu, co stanowi skuteczne zabezpieczenie przed wszelkiego rodzaju powodziami i podtopieniami.
• Zabezpieczenia przed kradzieżą – budynki wyposażone są w monitoring przy użyciu kamer video, system alarmowy oraz kraty w oknach i drzwiach, centrala alarmowa posiada funkcję automatycznego powiadamiania policji, ponadto w pobliżu – w tym samym kompleksie zabudowań mieszka dwóch naszych pracowników, których obowiązkiem jest reagowanie na wszelkie nietypowe sytuacje
• Zabezpieczenia przed pożarem – budynki wyposażone są w centralę p-poż wraz z systemem czujników dymu, centrala posiada funkcję automatycznego powiadamiania straży pożarnej. Wszystkie pomieszczenia wyposażone są zgodnie z obowiązującymi przepisami w gaśnice i agregaty proszkowe. Ponadto raz w roku wspólnie ze strażą pożarną przeprowadzane są ćwiczenia mające na celu zapoznanie jednostek PSP z rozkładem pomieszczeń i przećwiczenie ewentualnej akcji gaśniczej. Siedziba straży pożarnej znajduje się 500 m od archiwum, co umożliwia szybkie działanie.
• Kontrola temperatury, kontrola stopnia wilgotności powietrza – archiwum wyposażone jest w urządzenia do pomiaru temperatury i wilgotności względnej. Utrzymanie zgodnych z przepisami wartości zapewnione jest dzięki wyposażeniu w urządzenia do osuszania powietrza oraz dzięki systemowi centralnego ogrzewania.
• System bezpieczeństwa – nasze archiwum zobowiązuje się do zachowania poufności i zapewnienia bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów – w związku z tym zatrudniamy wyłącznie stałych, sprawdzonych pracowników, zobowiązanych do zachowania tajemnicy służbowej. Stosowany system zapewnia anonimowość składowanej dokumentacji. Powierzone nam dokumenty podlegają ochronie ubezpieczeniowej. 

Warunki magazynowania/przechowywania dokumentów – powierzona nam dokumentacja przechowywana jest w specjalnie do tego dostosowanych zamykanych pojemnikach kartonowych. Zapewnia to zabezpieczenie dokumentów przed pyłami i dostępem światła. Istnieje dodatkowa możliwość pieczętowania zamkniętych pojemników i zapewnienia dostępu do przechowywanych dokumentów wyłącznie osobom upoważnionym przez Zleceniodawcę. Dokumentacja przechowywana jest na stacjonarnych regałach, pojemniki z dokumentacją oznaczone są unikalnymi numerami pozwalającymi na ich szybką i niezawodną identyfikację wyłącznie na podstawie danych zapisanych w systemie informatycznym.

System informatyczny – stosowany system komputerowy oraz posiadane własne oprogramowanie zapewnia pełną kontrolę nad przechowywaną dokumentacją. Stosujemy własne programy i dzięki zatrudnionemu na stałe informatykowi jesteśmy w stanie dostosowywać je do potrzeb naszych Zleceniodawców. Obecnie stosowany system składa się z modułu „archiwista” zapewniającego ewidencję przechowywanych zasobów oraz umożliwiającego przeszukiwanie zasobów, wydruk protokołów zdawczo-odbiorczych, protokołów brakowania akt i spisów inwentaryzacyjnych; modułu „płace-zus” który służy do ewidencji wynagrodzeń pracowników przedsiębiorstw zlikwidowanych oraz wspomaga wydawanie niezbędnych zaświadczeń i wypisów z akt pracowniczych; modułu „obsługa” służącego do ewidencji i obsługi całego ruchu związanego z udostępnianiem przechowywanych akt i zapewnia ścisłą jego kontrolę; modułu „kontakt” wspomagającego kontakty z naszymi aktualnymi i potencjalnymi zleceniodawcami. Stosowane oprogramowanie posiada zabezpieczenia w postaci indywidualnych kodów dostępu, dostęp do danych jest ustalany indywidualnie dla każdego pracownika w zależności od powierzonych mu obowiązków; każdy nowy wpis oraz każda zmiana we wpisie już istniejącym jest zapisywana w systemie z oznaczeniem osoby, czasu oraz zakresu dokonanych zmian – zapewnia to ścisłą kontrolę obiegu danych. System zawierający dane o dokumentacji nie jest podłączony do sieci zewnętrznej, dane z systemu podlegają okresowej archiwizacji na dyskach wymiennych i są przechowywane w bezpiecznym miejscu poza budynkiem archiwum.